Debat en línia "Els esdeveniments que vindran. Com afectarà la Covid19 l'organització dels esdeveniments"?

 

Article de Núria Riquelme

Apostar pels esdeveniments híbrids, amb una part presencial i una part virtual, trobar l’equilibri entre el compliment de la normativa de seguretat i la confiança cap al públic, tornar a generar emocions,... Són algunes de les idees de futur que van sorgir en el debat en línia organitzat dimarts 12 de maig pel Màster en Direcció d’Esdeveniments, Relacions Institucionals i Protocol Blanquerna. Gairebé 500 persones van inscriure’s per escoltar les aportacions de 5 experts del sector que van compartir punts de vista sobre el futur dels esdeveniments davant l’enorme sotrac que ha suposat la crisi del COVID 19. El sector, en aquests moments, està a l’expectativa per saber quins seran els requeriments sanitaris amb els que haurà de tornar a l’activitat i també treballa per buscar alternatives a l’alta concentració de persones en un mateix espai, que és la principal característica dels actes tal com els concebíem fins ara i justament el que la crisi de COVID ha frenat en sec.

 

3 grans reptes: seguretat, nous interessos del públic i nova comunicació.

Tots els assistents van coincidir en què aquesta crisi serà una gran oportunitat per demostrar la importància dels esdeveniments com a eina poderosa de comunicació i relacions públiques. El director del Màster, Eduard Triay, va especificar els grans reptes als que s’enfronten les empreses i institucions per aconseguir èxit en les seves propostes: D’entrada, complir els nous requeriments de seguretat i salut pública (distància de seguretat, mascaretes, etc) perquè els assistents se sentin segurs però alhora no se sentin agobiats. En segon lloc, hauran d’estar molt atents i tenir molt en compte els nous interessos del públic, les noves prioritats que han sorgit arran d’aquesta crisi, una crisi que ha alterat emocions i valors. Les persones han canviat i, per tant, s’haurà de ser molt proper i empàtic amb el públic de les empreses i institucions. “No es pot ignorar la part emotiva perquè fracassarem. El concert dels terrats de Barcelona potser no va fracassar per la proposta, va fracassar perquè els organitzadors no van calibrar quines eren les noves prioritats del públic al que es dirigia”, va assegurar Eduard Triay.

I per últim, la comunicació dels esdeveniments. ”És important saber, ara més que mai, com estan treballlant els mitjans arran d’aquesta crisi perquè tot s’ha capgirat com un mitjó. Cal saber quins actes cobreixen, què necessiten en aquests moments quan van a cobrir un esdeveniment, si els valen els mateixos recursos pre-COVID que post-COVID, conèixer quins canvis han patit els mitjans de comunicació en aquesta pandèmia i si els recursos i les imatges que generàvem des dels esdeveniments encara són els adequats”.

 

Comunicació en temps de redaccions buides

“En qüestió d’hores les redaccions es van buidar i els processos de producció dels mitjans van saltar pels aires. De cop i volta, no podíem sortir al carrer a cobrir les notícies, i no sabem quan hi podrem tornar i això a la nostra feina és bàsic”, va explicar Dani Bramon, cap de redacció de TV3 i coordinador del mòdul de mitjans i esdeveniments del Màster. En aquest context creu que en el futur es cobriran molts menys esdeveniments però també hi veu oportunitats per fer les coses diferent. A tot això s’hi ha d’afegir el daltabaix econòmic que vindrà i que afectarà, de fet ja està afectant, de ple la majoria de mitjans de comunicació. Això anirà en detriment dels periodistes i dels equips que es puguin treure al carrer. “També hi haurà un canvi de valors. El que estava ben vist fa uns mesos potser no ho estarà d’aquí a un temps.” Per Bramon, tots aquests factors condicionaran que un mitjà vagi a cobrir un acte o no.

 

La força del contingut generat per l’organitzador

Sobre la feina dels mitjans, Bramon va posar sobre la taula un concepte que va generar molt d’interès i que segurament ha vingut per quedar-se. Es tracta del “Contingut generat per l’organitzador” (CGO) i de l’augment exponencial que experimentarà en el futur. “En els últims anys, gairebé la meitat de la informació que es publicava als mitjans eren temes propis, material fet pels propis periodistes que es desplaçaven. Una altra bona part provenia de les agències de notícies, també d’arxiu i fa uns anys va aparèixer elcontingut generat per l’organitzador”. S’anomena així totaquell material que partits politics, entitats, organitzacions, empreses,...envien als mitjans per si volen publicar-ho. I si ho troben interessant els mitjans ho publiquen indicant que aquella imatge no és pròpia. “Fins ara un 10% del material era d’aquest tipus. Doncs bé, aquest ecosistema es va cagirar en només unes hores. Alguns dies hem treballat amb el 40% del material fet per CGO. Potser aquests percentatges canviaran però difícilment tornarem a on érem”.

En aquest punt és a on Bramon troba la finestra d’oportunitat per les institucions, organismes i empreses que hauran d’aprendre a comunicar-se a través de la pantalla i generar continguts propis. I ho tindran més fàcil perquè tecnològicament les eines professionals dels mitjans són l’abast de totes les institucions i empreses, fins i tot dels particulars. Per tant, els organitzadors dels esdeveniments hauran de fer-ho molt bé perquè els mitjans puguin difondre el material que ells mateixos generen.

 

La crisi de gestió del COVID: la femenització de la comunicació.

La Patrycia Centeno, experta en comunicació política i no verbal i professora del màster, va posar l’accent en el fet que aquesta crisi ha consolidat un fenomen que ja s’estava gestant: la femenització de la comunicació. “S’està aplaudint el lideratge femení, parlem d’algunes dones presidentes que han gestionat de manera molt efectiva aquesta crisi. Destacaria una característica per sobre de totes: la serenitat. També tenim exemples d’homes que han femenitzat la seva comunicació: en el seu moment vam tenir Barack Obama i en aquesta crisi l’exemple és el primer ministre canadenc, Justin Trudeau. Crec que la seva gestió ha estat digne d’estudi.”

Centeno també creu que en moments de crisi les emocions són molt importants però no es poden exagerar perquè això porta a males interpertracions i caricatures, com creu que ha passat amb el personatge d’Isabel Díaz Ayuso, presidenta de la Comunidad de Madrid, a la portada d’El Mundo”

Centeno també defensa el valor que té l’escenografia en moments com aquests. “L’escenografia sempre hi ha estat però de manera gairebé imperceptible. Ara, en canvi, quan ens hem posat a fer videoconferències, ens hem adonat que ens fixem en tot el que la persona té al fons de la pantalla perquè d’aquesta manera intentem descobrir coses de l’altre a traves de la imatge de fons. Aquesta cura de l’escenografia per part dels liders en els actes és molt important perquè transmet respecte per la ciutadania, pels que estan rebent el missatge. Un exemple clar el trobem en els discursos de la Reina Isabel II d’Anglaterra en què tos els detalls que l’envolten tenen un significat. No hi ha res que s’hagi deixat a l’atzar. Tots els objectes que hi ha acompanyen el seu missatge parlat. Aquesta saviesa contrasta amb el cas de família reial espanyola. Si comparem el despatx de Felip Sisè amb els altres despatxos de les monarquies europees acaba en una mala situació. L’altra gran pífia de la Zarzuela ha estat posar les dues nenes davant d’una pare. Només els faltava sortir en un diari com si fos un rescat d’un segrest. Aquella escenografia era horrorosa. Volen transmetre a traves de canals del segle 21 però el mateix discurs que emetrien al segle 19 i això crea una desconnexió amb els ciutadans”.

 

Aposta pels esdeveniments híbrids

A mig camí entre la presencialitat i la virtualitat Joan Còdol, director de l’Àrea d’Esdeveniments de Focus i també professor del Màster, creu que els esdeveniments híbrids serviran també per amplificar l’impacte de l’acte en sí. “Al principi haurem d’arrencar amb la sala buida i de mica en mica hi anirem posant gent i hem d’aconseguir que les sales tornin a estar plenes però alhora multiplicar l’impacte comunciatiu molt més enllà de les quatre parets. Crec que empreses i institucions apostaran per això. A més ens permet comunicar tambe cap a les agències i els mitjans”

Però Còdol creu que tot això s’ha de fer vetllant, més que mai, per tenir uns continguts atractius que interessin i emocionin. Proposa “utilitzar els elements que ens ofereix la cultura per poder apropar-nos a qui està a l’altra banda de la pantalla. Hem sobreviscut emocionalment gràcies a la cultura. Aprofitem-ho! Que la cultura sigui la bandera en el món dels esdeveniments”. I va expressar un convenciment: “lluitem per la normalitat, per tornar-nos a abraçar, eliminem les pors, si tots fem el que hem de fer a tots els àmbits, això tornarà a ser com era”.

 

Esdeveniments gastronòmics: cap a un servei més controlat

I què passarà amb els esdeveniments gastronòmics, casaments, els refrigeris que acompanyen molts esdeveniments? En Xavi Orte, director de Jubany Events, l’empresa de gastronomia d’autor d’en Nandu Jubany i professor del Màster, creu que el més important és transmetre confiança: “Al nostre client li hem de transmetre la confiança que farem un esdeveniment amb totes les mesures de seguretat però alhora mesurar-les perquè si són molt forçades, la gent s’espantarà.” Ja han estat pensant en opcions alternatives: “En un casament, potser es tornarà a allargar l’aperitiu a taula i fer un menú degustació a taula. En un esdeveniment potser haurem d’adaptar una part de l’espai per persones amb més risc. Tenim clar que hem de començar amb grups petits perquè es pugui crear una tendència de veure que no passa res i poc a poc generar la sensació que es pot fer”.

Moment crucial per generar canvis de dinàmiques

El públic també es va mostrar molt participatiu i van plantejar moltes preguntes als assistents. En general a ningú li agrada el concepte de “distància social” perquè consideren que justament estem en un moment de molta relació social. Es veu molt factible l’aposta pels esdeveniments híbrids però creuen que la virtualitat pot afectar molt directament les relacions públiques i el networking que es fan en els actes d’aquest tipus.

  

Vídeo complet  

 

MATERIALS PRESENTATS DURANT EL DEBAT: 

1. INTRODUCCIÓ EDUARD TRIAY PDF

2. IMATGE ESCENOGRAFIA PATRYCIA CENTENO.pptx

3. MITJANS DANI BRAMON

4. GASTRONOMIA XAVI ORTE PDF

 

 

Ser i fer la notícia

Tot esdeveniment té una estratègia al darrera que busca uns objectius relacionals amb uns públics concrets. Però, a més de trobar-se amb aquests perfils definits -bé sigui presencialment o, ara sobretot, virtualment-, també cal pensar en la comunicació d'aquest acte i com volem que el reflecteixin els mitjans de comunicació.

 

Al mòdul de mitjans de comunicació del Màster en Protocol, Relacions Institucionals i Organització Estratègica dels Esdeveniments el cap de la redacció de TV3, Dani Bramon, explica aquests dies als alumnes quines són les claus per aconseguir que el nostre acte sigui notícia i ho pugui ser de manera positiva i impactant per als espectadors, lectors o oients.

 

Una de les constatacions és que, per bé que les xarxes socials arriben a un nombre inigualable de seguidors, la televisió és encara avui el mitjà de referència per a informar-se i influir. Cal tenir en compte, d'entrada, que una notícia "és allò que és nou, per tant, que suposa una novetat tant per al periodista com per a la gent". Per tant, cal explicar aquesta novetat a uns mitjans que sintetitzen tota aquella informació que els arriba.

 

Per tenir bones aparicions als mitjans a través del nostre acte cal "facilitar la feina als periodistes" al mateix temps que és necessari supervisar-la. Això significa donar-los una bona ubicació (tinguem present que són els ulls de milers de persones), crear un relat a partir de fets i de dades, tenir clar el missatge que volem transmetre i posar bé la nostra marca a l'escenografia per sortir bé en plans oberts i en plans curts.

 

Pensar en la imatge

Uns actes que han de deixar una imatge per al record, que pot ser un gest o una acció que transmeti significat i missatge. "Tot allò que vulgueu dir ha de ser concís i clar, perquè hem de tenir present que en el llenguatge el 55% de la informació que l'espectador es queda és la imatge, el 38% és la veu i, finalment, només reté el 7% del text". 

 

"Hem de tenir clar, sempre, que els mitjans resumiran i simplificaran allò que els donem, de manera que cal ser concís i estalviar espai i temps. És a dir, no cal allargar innecessàriament els nostres actes", sentencia Dani Bramon.

 

Les xarxes socials també exposen al món, per bé i per malament, el nostre acte. "Pensem que fins i tot un acte privat, o en què no hi ha mitjans, pot tenir una gran repercussió a les xarxes socials si una persona grava i publica un moment conflictiu o compromès". Per aquest motiu, també és oportú monitoritzar sempre què es diu de la nostra marca a les xarxes, igual que als altres canals.

 

En aquestes sessions també hi han participat periodistes de la mateixa televisió com el presentador Toni Cruanyes, la cap de Societat, Míriam Vila, el coordinador d'informatius, Ximo Blasco, i l'editora de xarxes socials, Montse Enrubia.

 

Masterclass ALUMNI SECTORIAL PROTOCOL 22/04 "Protocol i cultura japonesa"

 

Aprofitant aquests dies de confinament, conjuntament amb Alumni, dia 22 d'abril vam oferir la sessió: "Protocol i cultura japonesa", a càrrec de Laura Tomàs. Us compartim el vídeo resum de la sessió. 

 

    Aquí també trobareu els vídeos que la ponent ens va

    roposar visionar abans de la sessió. 

    https://youtu.be/boQmX6feIn0

    https://youtu.be/6BdFFpFhxTM

    https://youtu.be/FVaCNjPq3MA

Sessió "Canvia el Mindset"

  

Reconeguts analistes del sector apunten que la recuperació dels esdeveniments corporatius es normalitzarà, i fins i tot creixerà més de l'habitual, cap a l’octubre/novembre d'aquest 2020, quan les mesures de prevenció disminueixin. Són moltes les institucions i empreses que han posposat les seves importants fires, congressos, convencions, presentacions de productes, actes de commemoració...

Amb aquest horitzó, des del Màster en Direcció de Relacions Institucionals, Esdeveniments i Protocol Blanquerna ja hem adaptat el programa als possibles nous escenaris. Volem estar a punt per acompanyar als actuals, anteriors, i futurs estudiants a fer-se encara més forts i competitius davant l'adversitat.

Una mostra d'aquesta reacció va ser la inclusió en el programa d'un taller de Mindset, que ens permetrà augmentar la creativitat en temps de crisi. La primera sessió la vam orientar als nostres Alumni (Sectorial Protocol) i la va desenvolupar la professora @AinhoaFornos, actual HR Mindset Designer i anteriorment cap de RRHH del Grup Damm. L'èxit de la convocatòria no va tenir precedents: en 3 hores varem exhaurir les 50 places disponibles! 

Us adjuntem un breu vídeo resum de la jornada, amb les principals idees d'aquest canvi de "Mindset", així com la presentació que es va seguir durant la sessió: Webinar.Canvia de Mindset

 

Vídeos complementaris a la sessió "Món Àrab"

Aquí teniu una sèrie de vídeos molt interessants sobre temes diversos relacionats amb el MÓN ÀRAB que complementaran la sessió monogràfica que celebrarem divendres 27 de març:

 

1- El final del Imperio Otomano: Oriente medio hecho añicos (és un relat rigorós i detallat de la remodelació d'Orient Mitjà abans i després de la Primera Guerra Mundial). Font: ARTE

El final del Imperio Otomano 2/2: Oriente Medio hecho añicos - Documental

 

2- Cómo empezó el conflicto entreárabes y palestinos. Font: BBC

Cómo empezó el conflicto entre israelíes y palestinos | BBC Mundo

 

3- A line in the sand that caused the Middle East crisis. Font: Truthloader

A line in the sand that caused the Middle East crisis - Truthloader

 

4- Explicació de la guerra a Siria

Explicación guerra Siria en 10 minutos (rápido y sencillo) | #WhySyria

Els 20 passos de l'organització dels esdeveniments

Un esdeveniment serà efectiu si està ben dissenyat i orientat a l'objectiu fixat, si segueix una bona estratègia. Perquè us sigui més fàcil identificar els passos a seguir d'aquesta estratègia hem dissenyat aquestes quatre infografies il·lustratives.

Cada un dels passos té infinitat d'eines, teories, recursos, condicionants, possibilitats... que tindrem oportunitat d'apendre i desenvolupar durant els vuit mesos de sessions del màster.

Benvinguts, arranquem!

 

 

20 passos esdeveniments Blanquerna